Servicios
Lleva el control de toda tu información con seguridad y eficiencia.
Descubre nuestros servicios
Beneficios clave
Olvídese del desorden documental
Convertimos el caos de archivos en procesos organizados y seguros.
Evite ocupar espacios innecesarios en su oficina
Eliminamos el riesgo de documentos extraviados
Recupere el control de su información
Soluciones adaptadas a sus necesidades
Mantenga sus archivos protegidos y listos para usar
Diagnóstico
Realizamos un diagnóstico integral para identificar el estado actual de los documentos, analizar sus contenidos y determinar el volumen total. A partir de esta evaluación, elaboramos un informe claro y detallado con las condiciones encontradas y las acciones necesarias para garantizar la conservación y preservación documental.
- Evaluación detallada del estado físico y contenido de los documentos
- Análisis del volumen total de información
- Identificación de riesgos y material deteriorado
- Recomendaciones y soluciones a medida
- Entrega de informe diagnóstico completo y profesional
Organización
Aplicamos el principio de procedencia para clasificar los documentos y el principio de orden original para su correcta ordenación según la serie documental. Posteriormente, elaboramos un inventario completo en formato FUID. En caso de deterioro, realizamos primeros auxilios y, finalmente, empacamos los archivos de forma segura para garantizar su conservación.
- Clasificación según el principio de procedencia
- Ordenamiento según el principio de orden original
- Inventariado completo de documentos en formato FUID
- Primeros auxilios a documentos dañados
- Empacado eficiente y seguro de documentos
Digitalización
Digitalizamos documentos físicos con escáner de alta calidad, aplicando OCR para facilitar la búsqueda de contenido y archivándolos en formato PDF/A, garantizando su preservación digital a largo plazo. Los archivos se almacenan en repositorios privados y seguros, ya sea en servidores propios o en la nube, optimizando la consulta y gestión de la información.
- Digitalización en formato PDF/A con preservación a largo plazo
- Aplicación de OCR para búsquedas rápidas y precisas
- Procesamiento masivo y eficiente de documentos
- Compatibilidad con software y herramientas de oficina
- Almacenamiento seguro en servidores privados
Almacenamiento
Guardamos la documentación organizada en cajas rotuladas con su respectiva codificación, lo que facilita la ubicación en nuestros almacenes o en repositorios digitales. Con este proceso garantizamos seguridad, orden y disponibilidad inmediata de los archivos cuando se requiera, evitando que su empresa deba destinar costosos espacios de oficina o arrendamientos para mantener archivos desordenados.
- Entornos seguros físicos y digitales
- Ahorro en espacio y costos de arrendamiento
- Acceso rápido a la información
- Procesos de archivo claros y estandarizados
- Cumplimiento de normativas de seguridad archivística
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Descubre cómo podemos ayudarte mejor
Nuestro equipo de expertos está listo para resolver todas tus dudas y proporcionarte una asesoría completamente personalizada según las necesidades específicas de tu archivo.
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Preguntas frecuentes sobre nuestros servicios de archivo en Colombia
Respuestas directas sobre gestión documental, organización de archivos, digitalización y custodia con Data 3000 S.A.S.
¿Qué es la gestión documental y por qué la necesita mi empresa?
La gestión documental es el conjunto de procesos para organizar, clasificar, digitalizar, custodiar y consultar los archivos físicos y digitales de una empresa. En Data 3000 S.A.S, con sede en Manizales y servicio en toda Colombia, ayudamos a las empresas a cumplir la normativa de archivo, reducir costos de almacenamiento y encontrar cualquier documento en segundos.
¿Qué servicios ofrece Data 3000 S.A.S como empresa de archivo?
Ofrecemos diagnóstico documental, organización de archivos, digitalización de documentos, almacenamiento y custodia de archivos físicos y digitales, además de implementación de Alfresco para la gestión documental electrónica. Atendemos empresas en Manizales, el Eje Cafetero y toda Colombia.
¿Cómo funciona la digitalización de documentos con Data 3000 S.A.S?
Recogemos, preparamos, escaneamos con estándares de calidad, indexamos con metadatos y entregamos los archivos digitales organizados para consulta rápida, con opción de custodia física posterior. Más de 28 años de experiencia respaldan nuestros procesos de digitalización.
¿Ofrecen almacenamiento y custodia de archivos a nivel nacional?
Sí. Custodiamos archivos físicos en instalaciones seguras con control de acceso, inventario y tiempos de respuesta para consulta y desarchivo. Nuestra sede está en Manizales, Caldas, y prestamos servicio de almacenamiento y custodia a empresas en toda Colombia.
¿Trabajan con empresas fuera de Manizales?
Sí. Nuestra sede está en Manizales, Caldas, pero atendemos empresas en Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Pereira, Armenia y el resto de Colombia con logística de recolección, digitalización y consulta remota.
¿Cómo empiezo un proyecto de organización de archivos con Data 3000 S.A.S?
Escríbenos por WhatsApp al +57 320 695 3978 o +57 320 695 3977, o llámanos al (606) 891 85 76. Hacemos un diagnóstico de tu archivo, te proponemos un plan de organización, digitalización o custodia y ejecutamos con cronograma y garantías de seguridad.