Alfresco

Accede a tus documentos en segundos. Gestión documental con
Alfresco Community Edition

Para que tu empresa consulte, organice y gestione documentos digitales al instante.
El futuro de tu archivo es digital y es ahora

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Solución

De la consulta por correo al acceso inmediato a tus documentos

En Data 3000 S.A.S gestionamos, organizamos y custodiamos tus documentos. Sin una plataforma digital, cada consulta implica solicitar, buscar y esperar el envío de la información.

La situación habitual

La empresa escribe al equipo de consultas para pedir un documento.
Si el documento es físico, se busca en bodega y se envía.
Si es digital y no está escaneado, se localiza, se digitaliza y luego se envía.
Si ya está digitalizado, se busca en el repositorio y se remite por correo.

La solución con Alfresco Community Edition

La empresa accede directamente a su sitio en Alfresco.
Consulta, busca y descarga documentos al instante, sin intermediarios.
Define quién puede ver, editar o cargar nuevos documentos.
Se integra con los procesos internos y reduce tiempos de respuesta.

El equipo de consultas sigue siendo un apoyo clave, pero ahora tus usuarios internos pueden acceder a su información de forma inmediata, segura y controlada.

Flujos de Trabajo

Automatiza tus procesos documentales con Alfresco

Menos correos, menos retrasos y total trazabilidad en cada aprobación.

Inicio del Proceso

Se carga documento y asignan responsables.

Revisión

El responsable evalúa y comenta el documento.

Decisión

Aprueba, rechaza o solicita cambios.

Finalización

Se registra resultado y actualiza estado.

Automatización

Automatización Inteligente: Reglas de Carpeta

Acciones automáticas como mover archivos, transformarlos a PDF o renombrarlos, que se ejecutan cuando un documento entra, se modifica o sale de una carpeta.

Beneficios para el cliente

Ahorro de tiempo
Menos pasos repetidos: el sistema ejecuta el trabajo en el momento correcto.
Reducción de errores manuales
Evitas renombres inconsistentes y documentos mal ubicados por tareas “a mano”.
Organización estandarizada
Reglas claras = estructura consistente para todo el equipo y auditorías más simples.

Cada carpeta puede comportarse como un “mini-proceso” que ordena y acelera tu operación documental.

Evento

Un documento entra, se modifica o sale.

Condición

Si cumple criterios (tipo, nombre, metadatos).

Acción

Se mueve, renombra o convierte a PDF.

Transforma la gestion documental de tu empresa

Con Alfresco Community Edition, tu equipo podrá acceder, compartir y gestionar documentos de forma segura y eficiente. Centraliza la información, mejora la colaboración y toma el control de tus archivos digitales.

Beneficios

Beneficios de implementar Alfresco con Data 3000 S.A.S

Nuestro servicio de Alfresco Community Edition está pensado para que tu empresa tenga control total sobre su información, con acceso inmediato y alta seguridad.

Acceso inmediato a la información

Consulta tus documentos 24/7 desde cualquier lugar.
Reduce al mínimo los tiempos de espera para obtener un archivo.
Centraliza la documentación en un único repositorio seguro.

Control, seguridad y trazabilidad

Gestión de roles y permisos por usuario y grupo.
Auditoría e historial de acciones sobre cada documento.
Cumplimiento de políticas internas y normativas de información.

Búsqueda avanzada y metadatos

Búsqueda por nombre, contenido y metadatos de los documentos.
Uso de Solr para indexación y búsquedas rápidas.
OCR para extraer texto de documentos escaneados y mejorar la búsqueda.

Características

Características técnicas y de seguridad de Alfresco Community Edition

Alfresco Community Edition es una plataforma robusta de gestión documental, ideal para empresas que necesitan ordenar, proteger y consultar grandes volúmenes de información.

Características principales

Gestión de documentos: Creación de carpetas, versionado automático y control de cambios.
Búsqueda avanzada: Localiza documentos rápidamente por nombre, contenido o metadatos.
Acceso multiplataforma: Uso desde navegador web, aplicaciones externas o integraciones.
Personalización: Adaptable a los procesos internos de cada empresa.

Seguridad y control

Permisos granulares: Control por usuario y grupos sobre quién puede ver, editar o eliminar archivos.
Integración con directorios: Compatibilidad con Active Directory o LDAP.
Protección de accesos: Gestión de contraseñas y control de intentos de inicio de sesión.
Historial y trazabilidad: Registro de cambios y acciones realizadas sobre los documentos.

Modelos de servicio Alfresco que ofrecemos

En Data 3000 S.A.S puedes elegir cómo quieres operar Alfresco Community Edition, según el nivel de acompañamiento y el tipo de infraestructura que tenga tu empresa.

Alfresco en la nube de Data 3000 S.A.S

Sitio personalizado para tu empresa en nuestro servidor

Creación de un sitio dedicado para tu empresa en Alfresco.
Infraestructura en la nube administrada por Data 3000 S.A.S.
Pago según espacio utilizado y cantidad de usuarios.

Quiero mi sitio en la nube

Alfresco en tu servidor, administrado por Data 3000 S.A.S

Tu infraestructura, con nuestro acompañamiento experto

Instalación, configuración y parametrización en el servidor del cliente.
Administración, monitoreo y soporte por nuestro equipo de TI.
Pago único por instalación y pago mensual o anual por administración.

Quiero que lo administren

Alfresco en tu servidor, autoadministrado

Ideal para equipos de TI que quieren control total

Instalación, configuración y parametrización inicial por Data 3000 S.A.S.
La administración diaria queda a cargo del equipo de la empresa cliente.
Pago único por instalación, configuración y parametrización.

Quiero administrarlo internamente

¿Listo para transformar la gestión documental de tu empresa?

Deja atrás las esperas por documentos y da a tu equipo el poder de acceder a la información al instante. Con Data 3000 S.A.S como tu aliado tecnológico, implementamos Alfresco Community Edition adaptado a tus necesidades.

Acceso inmediato 24/7 a todos tus documentos
Control total de permisos y seguridad
Búsqueda avanzada con OCR y metadatos
Integración con tus sistemas existentes
Soporte experto y administración profesional

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